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Digitalisierung ganz oben auf Agenda der Verwaltung

Bei der passenderweise digital abgehaltenen Haupt- und Finanzausschusssitzung am 27. April widmete sich ein Tagesordnungspunkt der Digitalisierung der Verwaltung. Bürgermeister Christoph Glogger erläuterte, dass bereits vor anderthalb Jahren eine Projektgruppe gegründet worden sei, die sich seither mit dem Thema beschäftige. Der Einstieg in die Umsetzung sei mit der Erstellung der neuen städtischen Webseite im vergangenen Sommer erfolgt. „Wir haben aber auch gemerkt, dass wir noch ein paar größere Schritte vor uns haben“, so das Stadtoberhaupt.

„Eine durchgängige medienbruchfreie, digitale Abwicklung von Verwaltungsverfahren ist unser angestrebtes Ziel“, so Verwaltungsmitarbeiter Jonas Bender. Durch die komplette Abwicklung von Prozessen über elektronische Medien könnte vielfach profitiert werden, machte Bender deutlich. So müsse der Bürger sich nicht auf den Weg in die Verwaltung machen, sondern könne rund um die Uhr seine Anliegen von zu Hause aus bearbeiten lassen. Durch die digitale Abwicklung und die Beschleunigung der Prozesse würden auf der anderen Seite auch die Mitarbeiter der Verwaltung entlastet. So gewonnene Zeit könnte dann beispielweise für Beratungsgespräche verwendet werden. Die Kommune werde ebenfalls profitieren, zeigte Bender auf, denn Digitalisierung sei auch ein Aushängeschild. Es würden Standortvorteile geschaffen und die Attraktivität der Stadt gesteigert.

Lars Pletscher, Geschäftsführender Beamter im Rathaus, wies darauf hin, dass die Verwaltung im vergangenen Jahr das „E-Payment“ eingeführt habe, durch das viele Leistungen online bezahlt werden können. Die nächste große Aufgabe sei es, die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) umzusetzen. „Das ist eine der größten Herausforderungen“, erläuterte er, dass bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online bereitgestellt sein müssen. Zunächst sollen die 100 meist bearbeiteten Leistungen in der Verwaltung digital dargestellt werden. Grundlage für das neu entstehende digitale Angebot sei das E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz. Das Land werde Basiselemente für die Umsetzung zur Verfügung stellen, beispielsweise das neue Bürgerkonto Rheinland-Pfalz. Die Stadt stehe aber nicht alleine da mit dieser Aufgabe, deshalb habe der Gemeinde- und Städtebund einen Anwenderbeirat gegründet, in dem auch Bad Dürkheim mit einem Sitz vertreten sei.

Viele der für die Umsetzung einer durchgehend digitalen Verwaltung nötigen Landesbasisdienste stünden jedoch derzeit noch nicht zur Verfügung, zeigte Jonas Bender eine der Schwierigkeiten auf. Eine Umfrage des Deutschen Städte- und Gemeindebundes zur Digitalisierung von Kommunen habe deutlich gemacht, dass trotz aller Umsetzungsprobleme 96 Prozent aller befragten Kommunen eine Chance in der Digitalisierung sehen, nur bei einem Prozent der Städte stehe das Risiko im Vordergrund. Sechs von zehn der befragten Kommunen hätten sich als Nachzügler bezeichnet, während Bad Dürkheim sich eher als Vorreiter einschätze. Man sehe aber auch, dass es wichtig sei, die Mitarbeitenden der Verwaltung zu schulen, denn „die Entwicklung ist rasant“, zeigte sich Bender überzeugt.

Beim Thema Homeoffice habe die Verwaltung in Zeiten der Corona-Pandemie auf bereits vorbereitete Strukturen zum mobilen Arbeiten profitiert und sich sehr zügig aufstellen können. „Wir haben festgestellt, dass Homeoffice gut funktioniert und wir möchten das als attraktiver Arbeitgeber auch weiterhin anbieten“, ergänzte Lars Pletscher.

Bei der Hardware habe man in den vergangenen Jahren immer wieder nachgerüstet, ein gutes Beispiel dafür sei die neue digitale Telefonanlage, so der Bürgermeister. Im Bürgerbüro habe man durch die Einführung von E-Terminen eine regelrechte Transformation erlebt. Obwohl es nur eine kleine Umstellung sei und man nicht mehr Ressourcen einsetze, habe man große Zufriedenheit bei Bürgern und Mitarbeitenden festgestellt. Dies sei ein schönes Beispiel dafür, wie neue Prozesse zu Verbesserungen führen können. „Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sie muss Verbesserungen bringen“, fasste Glogger zusammen. Es gebe viele weitere Bausteine auf dem Wege zu einer digitalen Verwaltung, z.B. die Umstellung auf E-Akten und ein Dokumentenmanagement-System, die man angehen wolle.

Die Verwaltung alleine komme jedoch an ihre Grenzen und benötige externe Unterstützung, zeigte er sich überzeugt. Hierfür wolle die Stadt ein Konzept erarbeiten.

Der Ausschuss nahm die Informationen zur Kenntnis und beauftragte die Verwaltung, in der Stadtratssitzung am 11. Mai ein konkretes Angebot für die geplante externe Begleitung vorzulegen. Außerdem wurde die Verwaltung gebeten, regelmäßig über die Fortschritte im Digitalisierungsprozess zu berichten.

Die Beschlussvorlage sowie die in der Sitzung gezeigte Präsentation und eine Auflistung mögliche Handlungsfelder kann im Bürgerinformationssystem aufgerufen werden.

 

Grünes Licht des Stadtrats für Unterstützung in Digitalisierungsprozess

Es sei eine große Aufgabe, die man bereits ausführlich im Haupt- und Finanzausschuss vorgestellt und darüber diskutiert habe, so der Bürgermeister bei der Stadtratssitzung wenige Tage später. Die Verwaltung schlage vor, die Firma EGovernment Consulting (EGC) aus Pfungstadt mit der Begleitung im Digitalisierungsprozess zu beauftragen. Diese Unterstützung solle zunächst auf drei Jahre ausgelegt sein und der Vertrag so gestaltet werden, dass nur der tatsächliche Aufwand bezahlt werden müsse. Voraussichtlich würde die Unterstützung durch die begleitende Firma an vier bis fünf Tagen im Monat benötigt.

Drei Firmen seien angefragt worden und dabei ein zuvor ausgearbeiteter Kriterienkatalog eingesetzt gewesen, erläuterte der Geschäftsführende Beamte, Lars Pletscher. EGC passe genau zu den Vorgaben, weshalb man nun die Vergabe nach beschränkter Ausschreibung vornehmen wolle. Maximal 48.000 Euro sollen jährlich ausgegeben werden.

Der Bürgermeister wies ergänzend darauf hin, dass die Stadt sich bereits über das „Smart City“-Programm informiert habe und prüfen wolle, inwieweit Bad Dürkheim über dieses Programm eine Förderung erhalten könne. 

Der Stadtrat bewilligte die externe Unterstützung und forderte die Verwaltung auf, ihn regelmäßig, spätestens im Halbjahresturnus, über den Stand des Projektes zu informieren.

Die Vorlage und weitere Dokumente zum Thema sind ebenfalls im Bürgerinformationssystem hinterlegt.